コロナ渦になり、Zoom等を使った打ち合わせ、会議。また、Zoom飲み会なんてモノも増えています。しかし、遠方の人との打ち合わせや、オンライン配信など、コロナ関係なく便利に使えるツールとして、今後も使用されていくことは間違いないと思います。
今回は以下のような人向けに、ダウンロードから基本操作までを解説します。
- Zoomは聞いたことあるが、まだ使ったことはない。
- 会社や他人のPCでZoomを使用した事はあるが、自分では使い方がわからない。
- 一応使ったことはあるけど、イマイチ操作方法を理解していない。
- 何かトラブルが合ったら対処できるか不安。
Zoom ダウンロードから基本操作【まずはこれだけ覚えておけば大丈夫】
「Web会議とか、Zoomとか色々覚えないと行けないんでしょ？」
確かにZoomを始めWeb会議ツールは多機能で、単なるビデオ通話から、大規模なイベントのWeb配信までできてしまいます。
ですが、機能の一部だけの利用でも十分便利に活用できます。今は直接会い辛い時代ですから、必須ツールにもなってきていますし、覚えておいて損はありません。
この記事では『まずはここだけ覚えておけば大丈夫』というポイントを抑えて、順を追って解説していきます。
大丈夫です！特別難しい事はありませんので、頑張っていきましょう！
■Web会議ツール
まずは、Zoomとは？
Zoom（ズーム）は、Zoomビデオコミュニケーションズが提供するクラウドコンピューティングを使用したWeb会議サービスの名称である。
Wikipedia
Zoomサービス内にミーティングルームを開設し、ミーティングIDやパスワードを共有するユーザー同士で多地点と同時にWeb会議を行うことができる。
少し難しく聞こえるかもしれませんので噛み砕いて説明すると、LineやFacetimeなんかのビデオ通話の延長くらいの認識でとりあえず問題ないと思います。以前ですと、Skypeなどが定番だったかと思います。
今一番Zoomが一番使われていると思いますが、Zoomの一番いい所は、
「使っている人が圧倒的に多い」
今となってはこれが一番の利点です。実際、操作性も直感的にわかりやすいと思います。
逆に他にはどんなWeb会議ツールが使われているのか？
例えば、
- Microaoft Teams
- Cisco Webex
- Skype
- Google Meet
定番はこのあたりでしょうか。ワタシの周りではZoom以外ならTeams、Webexあたりが使われている印象です。
どれから覚える？といえば今なら間違いなくZoomでしょう。
■ダウンロード方法
まずはダウンロードですね。ちなみに招待されて使ったことある人なら、すでにアプリケーションはインストールされているはずですが、最新版をインストールする意味も兼ねてダウンロードしてみましょう。
まずは『Zoom』と検索し、ホームページにいきましたらページを一番下までスクロールします。
「ミーティングクライアント」という所をクリックします。
次のページで「ミーティング用Zoomクライアント」のほうをダウンロードしてください。
Windowsなら【zoom.exe】Macなら【zoom.pkg】がダウンロードされますのでファイルを開き、後は画面沿ってインストールしていけばOKです。
◼︎アプリケーションの見方
インストールが完了したらアプリケーションを立ち上げます。
招待されて参加するだけの方は「ミーティングに参加」を押して、ミーティングIDとパスワードを入力します。また、メールやLINE等で招待された方は記載のURLをクリックするだけで参加できます。
◼︎ミーティングの参加方法は２つある
まず、ミーティングの参加方法は2つあります。
１、送られたメールに記載されてたるURLから入室する。
２、アプリケーションからミーティングIDとパスワードを入力して入室する。
今回はサインインして自分のアカウントを作ってみましょう。
Gmail等お持ちでしたら、Googleアカウントでもログインできます。ワタシはGoogleでログインしています。自分のメールアドレスでアカウントを作りたい方は「無料でサインアップ」を押すとブラウザが開きますので、画面に沿ってアカウントを作ってください。
さて、ログインできましたら、まずはZoomアプリケーションの基本的な見方です。
ミーティングを作る場合は「新規ミーティング」でミーティングを立ち上げます。
「コンピューターオーディオに参加する」を押してください。
次の画像の【ミーティングコントロール】というツールバーで操作を行っていきます。ここで基本的な操作をすることが大半になるので、よく覚えておいてください！！
●ミーティングコントロール↓↓↓
まず最初に一番大事な所は、「ミュート」と「ビデオの停止」の部分です。
ここでマイク、カメラののON/OFFを切り替えます。「ミュート」横の矢印のようなところを押すと、以下のメニューが開きます。
マイクとスピーカーが正しく選択されているか確認してください。
「スピーカー&マイクをテストする」を押すと、テストができます。
「はい」「いいえ」で答えていくと、デバイスを切り替えてテストしてくれるので、まずは１人で接続テストをすることができます。ここは一番大事な部分なのでテストで音が出るかしっかり確認しましょう。
■画面表示の種類
もう一つ覚えておきたいのが、
「スピーカービュー」と「ギャラリービュー」です。
画面右上の表示を押すとメニューが開きますので、ここから切り替えができます。
ギャラリービューは参加している人全員が並んで表示されます。２人ですとあまり感じないのですが、３ 人、４人、５人。と人数が増えていくと、誰かが喋っている間でも他の人の反応や表情がみれますので、全体の雰囲気や空気感がつかみやすいかと思います。
３人以上のミーティングでは「ギャラリービュー」がメインになってくると思います。
スピーカービューは発言している人が大きく表示されます。１対１のミーティングでは常に相手は大きく表示されるので、「スピーカービュー」の使用機会が多いかもしれません。
また、３人以上の場合、発言者が自動的に切り替わり大きく表示されますので、Zoomを使った配信などで活躍します。ディスカッション等の場面で画面が切り替わるので、視聴者への画面構成として良いでしょう。
ケースバイケースで、使いやすい表示方法に切り替えて使いましょう。
■画面共有
相手に資料を見せながら説明したり、インターネットのブラウザを見ながら話をするなど「画面共有」という機能があります。
「ミーティングコントロール」の画面共有を押します。
するとこういったメニューが開きます。
例えば、パワーポイントや、PDFを見せたい場合はそのアプリケーションを。動画ファイルや、You Tubeを見せながら等、音声がある場合は赤枠【音声を共有】にチェックをいれて、画面の共有をします。
画面共有は活用方法がたくさんありますが、まずは基本の画面共有を覚えておいてください。
【共有の停止】を押すと、元のカメラ画面に戻ります。最後共有を停止するのを忘れないようにしましょう。
■チャット機能
説明するほどでもないので、さらっと紹介しますと、
「ミーティングコントロール」の「チャット」を押すと、そのままですがチャットもできます。
ファイル送信などもできます。
３人以上での場合、特定の人へのチャットもできます。
入室してきた人の音声が聞こえない、こちらの声が聞こえていない様子。などという時に、チャットでメッセージを送ってみるのも一つの手です。
■ミーティングへの招待
まずミーティングの開始方法として、
- 今すぐにミーテイングを始める
- 予定した日時でミーティングをする
の２パターンが考えられますね。
１、の場合は、ミーティングを立ち上げておいてそこに招待する事になります。
先程の手順で立ち上げたミーティングに招待しましょう。
手っ取り早いのは、画面左上の
この緑のマークをおすと、ミーティング情報がでますので、
- ミーティングID
- パスコード
この２つを伝えればOKです！
２，の場合は、ミーティングをスケジュールする事になります。事前に日時を決め、URLを伝えておく方法です。
アプリのトップ画面から、「スケジュール」を押すとこのような画面でスケジュールできます。
- 「トピック」にはミーティング名
- 「日時」ですが、指定した時間以外でも立ち上げる事は可能です。
- 「定期的なミーティング」をチェックすると同じIDを複数回使えます。
- そこから下はそのままで良いでしょう。
- 「カレンダー」の部分はひとまず【その他のカレンダー】で良いです。
【招待状のコピー】を押し、メール等に貼り付け先方に伝えましょう。
Zoomからメールが招待メールが送信される機能もありますが、コピーした招待状を普段使用しているメールに貼り付けて送信するほうが確実かと思います。
まとめ
いかがでしたか？まずはZoomをダウンロードして立ち上げてみてください。この記事を参考に一通り触ってみれば、一通りの操作はつかめるはずです！この記事では、
- コンピューターオーディオに参加
- ビデオをオンにする
- スピーカー&マイクのテスト 音量調整
- スピーカービューとギャラリービュー
- チャット機能
- 画面共有
- ミーティングに参加
- ミーティングを作成
にポイントを絞って説明させていただきました。よく使う機能として、チャットや画面共有も紹介しましたが、一番大切なのは相手に音声とカメラ映像が届いているかという事です。
とりあえず「ミュート」と「ビデオの停止」この２つをおさえればOKです。
さて、これで一通り基本的な操作は説明できたと思います。Zoomはとても直感的に操作できるなあと思いますし、使い込んでいくと「こんな使い方もできるのか！」と日々発見も多いです。
また、バージョンアップも頻繁に行われており、日々便利に進化しています。しかし、この記事で紹介した基本的な部分を抑えておけば大丈夫です。
ビジネスのシーンから、友達や家族とのやりとりなど、無料で気軽に始められるZoomを活用してみてください！
ちょっとした小技や、おすすめ設定などもありますので、また別記事で「応用編」として紹介しています！
Zoomでちょっとレベルアップ。【今すぐできるおすすめ設定4選】
最後までお読みいただきありがとうございました。
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